A forma em que a hierarquia de um departamento de manutenção é estruturada pode causar várias deficiências em seu funcionamento diário. A estrutura organizacional/administrativa deve estar sempre subdividida eficientemente, com o quadro de funcionários revisado/atualizado anualmente; O número de supervisores em um departamento de manutenção é diretamente proporcional ao tamanho da equipe. Os supervisores devem ter em mãos as descrições de responsabilidades definidas, atualizadas e documentadas de cada membro de suas equipes. Uma política de controle e de gerenciamento de metas semanais, combinada com um sistema de avaliação de desempenho mensal da equipe, são ferramentas vitais para a otimização de um departamento de manutenção. 

A revisão e atualização anual do quadro de funcionários é extremamente importante para identificar divergências, tanto positivas como negativas, que possam causar impacto direto na produtividade do departamento. Um quadro de funcionários desfalcado causará o mesmo impacto (logística, financeiro, operacional, cultural) ao departamento quanto um quadro de funcionários excedente. É necessário medir as necessidades do departamento de manutenção anualmente com o intuito de manter um quadro de funcionários completo, eficiente, e com suas respectivas descrições de responsabilidades atualizadas.

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